AI schrijft de eerste versie en controleert de woordkeus, regels vullen vaste gegevens in en een mens houdt de feiten en de goedkeuring.
7 stappenTypische mix: Geschikt voor AIIllustratieve analyseBijgewerkt
Deels wel. AI kan in een paar minuten een bruikbare eerste versie van een vacaturetekst of functieomschrijving schrijven, maar een mens moet bepalen wat de functie echt vraagt en goedkeuren wat er verschijnt. Regels en sjablonen vullen de vaste onderdelen in, zoals salaris, locatie en wettelijke tekst, AI schrijft en controleert de formulering, en de leidinggevende en HR houden de feiten en de eindbeslissing. Daarmee is dit een van de eenvoudiger HR-taken om te automatiseren, zolang niemand de eerste versie voor af aanziet.
Het proces: iemand moet van een vacature een heldere tekst maken. Die haalt bij de leidinggevende op wat de functie nodig heeft, schrijft de tekst, controleert hem, voegt salaris, locatie en wettelijke onderdelen toe, laat hem goedkeuren en plaatst hem. Het schrijven van de eerste versie is het trage, repeterende deel en daar helpt AI het meest. De afweging wat de functie echt vraagt en wat je mag zeggen blijft bij mensen. Veel teams zoeken hiervoor een tool om een vacaturetekst of functieomschrijving te schrijven: die tools doen de schrijfstap goed, maar ze kennen jouw team niet en controleren niet of de tekst klopt met de regels rond gelijke behandeling.
Wat elke stap nodig heeft
01● Menselijke controle
Wat de functie echt vraagt ophalen bij de leidinggevende
Een goede tekst begint met feiten die alleen het team kent: wat iemand het eerste jaar gaat doen, welke resultaten tellen, met wie diegene werkt en wat echt verplicht is en wat een pluspunt. Korte notities of een belletje volstaan en AI kan ze uitwerken, maar iemand die het werk kent moet ze geven. Sla je deze stap over, dan vult het model de gaten met algemene taken uit vergelijkbare functies en lijkt de tekst op elke andere vacature.
⛨Werkt als een leidinggevende een kwartier heeft. Is de functie nieuw en nog niet uitgedacht, bepaal dan eerst de inhoud; geen enkele tool schrijft een heldere tekst voor een onduidelijke baan.
02● Geschikt voor AI
De eerste versie schrijven op basis van die notities
Hier verdient AI zijn plek. Geef een model de notities, een korte beschrijving van de organisatie en een vacature die je goed vond, en je krijgt in minuten een opgebouwde eerste versie: samenvatting, taken, eisen en wat je biedt. Het is ook goed in het herschrijven voor verschillende kanalen, bijvoorbeeld een korte versie voor een vacaturesite en een langere voor de eigen werkenbij-pagina. Zie de uitkomst als concept, want modellen maken lijstjes langer dan nodig en verzinnen taken die aannemelijk klinken maar niet kloppen.
⛨Werkt het best voor functies die bij veel bedrijven bestaan, zoals boekhouder, klantenservicemedewerker of ontwikkelaar. Bij bijzondere functies schrijf je meer van het concept om.
03● Geschikt voor AI
Woordkeus, jargon en onredelijke eisen controleren
Een model kan een concept nalopen op taal die mannen of vrouwen buiten sluit, intern jargon, opgeblazen eisen voor werkervaring en lange lijsten met must-haves waar weinig mensen aan voldoen. Het stelt eenvoudiger formuleringen voor en markeert eisen die uit een oudere functie lijken te komen. Dit zijn suggesties, geen oordelen: de tool kent jouw context niet, dus een mens beslist welke opmerkingen over worden genomen.
⛨Nuttig bij elk concept. Gebruik het niet als bewijs dat de tekst voldoet aan de wet; het vindt patronen, geen juridische problemen.
04● Standaardautomatisering
De verplichte en vaste onderdelen toevoegen
Een deel van de inhoud is niet creatief: salarisschaal of bandbreedte waar dat nodig is, locatie en werkpatroon, soort contract, sluitingsdatum, een tekst over gelijke kansen en contactgegevens. Die komen uit vaste velden en sjablonen, dus regels vullen ze elke keer hetzelfde in. Door ze buiten het AI-concept te houden voorkom je ook dat een model een salaris of secundaire arbeidsvoorwaarde verzint.
⛨Werkt als je weet welke gegevens je moet vermelden. Vanuit Europa komen er regels over loontransparantie bij, dus houd de salarisvelden makkelijk aanpasbaar.
05● Bij mensen houden
De definitieve tekst goedkeuren
Iemand met verantwoordelijkheid tekent af: meestal de leidinggevende voor de juistheid en HR voor eenheid en juridische houdbaarheid. De tekst schept verwachtingen bij kandidaten, bepaalt wie solliciteert en kan later een rol spelen in de arbeidsrelatie, dus dit is geen stap om aan een model over te laten. Een korte checklist (kloppen de taken, zijn de eisen eerlijk, staan salaris en wettelijke onderdelen erin) maakt de controle snel.
⛨Geldt altijd. Ook een controle van tien minuten levert meer op dan extra schrijfwerk.
06● Standaardautomatisering
Opmaken en plaatsen in het sollicitatiesysteem, op de eigen site en op vacaturesites
Na goedkeuring wordt de tekst in het sollicitatiesysteem gezet en naar de kanalen gestuurd. Sjablonen en koppelingen regelen titels, categorieën, locatievelden en opmaak en kunnen de juiste herkomstlinks aanmaken. Dit is gewone automatisering: dezelfde invoer moet steeds dezelfde vacature geven en fouten zijn goed zichtbaar.
⛨Werkt als je sollicitatiesysteem en vacaturesites al gekoppeld zijn. Wordt elke vacature met de hand in vijf sites gekopieerd, richt dan eerst de koppeling in.
07● Menselijke controle
Kijken hoe de vacature presteert en bijstellen
Na een paar weken kijk je naar weergaven, sollicitaties en de kwaliteit van de kandidaten. Solliciteren er veel ongeschikte mensen, dan zijn de eisen misschien vaag; reageren er weinig, dan is de lijst te lang of de titel onduidelijk. AI kan de cijfers en de kandidaatmix samenvatten, maar de recruiter beoordeelt wat de resultaten zeggen over de functie en past de tekst aan.
⛨Heeft genoeg aantallen nodig om iets te zeggen. Vergelijk bij één vacature liever met je indruk uit de eerste gesprekken dan met statistiek.
Een verstandige eerste proef
Kies een functie die je vaak invult en schrijf de komende drie vacatureteksten twee keer: één keer op de gewone manier en één keer met een AI-concept op basis van de notities van de leidinggevende. Meet de minuten van eerste notities tot goedkeuring, het aantal aanpassingen van de leidinggevende en, nadat de vacature heeft gelopen, hoeveel kandidaten aan de basiseisen voldeden. Vergelijk daarna de twee reeksen op tijd en op aanpassingen. Houd het AI-concept alleen als de aanpassingen klein zijn en de kwaliteit van de kandidaten niet is gedaald.
De valkuil die je wilt vermijden
De veelgemaakte fout is het AI-concept ongewijzigd plaatsen. Modellen schrijven stellig en algemeen en kopiëren eisenlijsten die normaal lijken maar niet nodig zijn, zoals een diploma of jaren ervaring waar niemand naar kijkt. Daarmee wordt de groep sollicitanten kleiner en neemt het juridische risico toe. Laat de leidinggevende elke eis toetsen aan de vraag: zouden we een goede kandidaat zonder dit afwijzen?
Vragen die teams stellen
Kan ChatGPT of een andere AI een functieomschrijving voor me maken?
Ja, een algemeen model maakt uit een korte opdracht een redelijk concept. De kwaliteit hangt af van wat je meegeeft: de echte taken, het team en de resultaten wegen zwaarder dan de formulering van de opdracht. Controleer de uitkomst altijd op verzonnen taken, opgevulde eisenlijsten en formuleringen die mensen kunnen uitsluiten, en plak er nooit gegevens van kandidaten in.
Heb ik nog een sjabloon voor functieomschrijvingen nodig?
Ja. Een sjabloon houdt opbouw, toon en de vaste wettelijke en salarisonderdelen gelijk voor alle functies, zodat het AI-concept alleen hoeft in te vullen wat specifiek is. Beginnen met je eigen beste bestaande tekst geeft betere resultaten dan beginnen met een lege opdracht.
Is het riskant om AI te gebruiken voor vacatureteksten?
De belangrijkste risico's zijn verzonnen eisen, bevooroordeelde formuleringen en ontbrekende verplichte gegevens. Die zijn te beheersen met een goedkeuringsstap en een korte checklist. De regels over gelijke behandeling gelden ook voor wat je publiceert, ongeacht wie of wat de tekst heeft geschreven.
Hoeveel tijd scheelt het?
Dat hangt af van het aantal functies dat je invult en hoeveel de concepten moeten worden aangepast. Doe een kleine pilot en meet zelf, in plaats van een algemeen getal te geloven. Ophalen en goedkeuren blijven even lang duren, dus alleen het schrijven en controleren gaan sneller.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.