01● Bij mensen houden
De afspraken vastleggen: laatste werkdag, opzegtermijn, eindafrekening en beperkingen
Voordat er een taak start moet iemand met verantwoordelijkheid de feiten van het vertrek vastleggen: de laatste werkdag, of de opzegtermijn wordt uitgewerkt of uitbetaald, wat er aan loon, vakantiedagen en eventuele vergoedingen openstaat en of een concurrentiebeding, relatiebeding of geheimhouding geldt. Dat zijn keuzes met juridisch gewicht, afhankelijk van contract, cao en reden van vertrek, dus ze blijven bij HR of een leidinggevende met bevoegdheid. AI kan een contractclausule samenvatten of de opties in gewone taal uitschrijven, maar mag de afspraken niet bepalen of iets toezeggen aan de medewerker.
⛨Geldt bij elk vertrek. Een gewone opzegging door de medewerker is routine, maar bij ontslag, een vaststellingsovereenkomst of een reorganisatie hoort juridisch advies vooraf.
02● Standaardautomatisering
De checklist aanmaken en elke taak een eigenaar geven
Zodra de laatste werkdag vaststaat, moet de checklist vanzelf verschijnen: IT-toegang, inleveren van apparatuur, salarisadministratie, pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden, toegangspassen, overdracht, introductie bij klanten en het gesprek bij vertrek. Dit is een vaste sjabloon met vertakkingen, bijvoorbeeld thuiswerker of kantoor, leidinggevende of specialist, vast of tijdelijk. Precies waar regels in je HR-systeem of ticketsysteem goed in zijn. Elke taak krijgt een eigenaar en een deadline ten opzichte van de laatste dag. AI voegt hier weinig toe en kan ongemerkt een stap weglaten, dus houd dit deterministisch en controleerbaar.
⛨Werkt als het sjabloon wordt onderhouden en het HR- of ticketsysteem de enige bron voor de gegevens van de vertrekker is. Controleer het sjabloon minstens twee keer per jaar.
03● Standaardautomatisering
Toegang afsluiten en apparatuur terugnemen op de laatste dag
Accounts blokkeren, single sign-on intrekken, licenties vrijgeven, mail doorsturen, eigenaarschap van bestanden overdragen en laptop, telefoon en pas ophalen, hoort vanuit de checklist te lopen met een tijdstempel per actie. Identiteitssoftware kan het meeste automatisch op een vast moment. Een mens controleert nog wel dat fysieke spullen echt terug zijn en dat gedeelde accounts, API-sleutels en leveranciersportalen buiten single sign-on ook zijn vervangen. Vergeten toegang is de duurste fout bij offboarding, dus het logboek is belangrijker dan de snelheid.
⛨Vraagt om een actueel overzicht van de systemen en apparaten per medewerker. Bij gevoelige functies kan toegang al bij de opzegging, niet pas op de laatste dag, worden afgesloten.
04● Geschikt voor AI
De overdrachtsnotitie opstellen en kennis vastleggen
AI is handig om uit openstaande taken, recente mails, gedeelde documenten en agenda van de vertrekker een eerste overdrachtsnotitie te maken: lopende projecten, openstaande toezeggingen, belangrijke contacten, terugkerende deadlines en waar bestanden staan. De vertrekker en de leidinggevende corrigeren die, en dat gaat veel sneller dan een leeg vel. De opzet mag alleen putten uit bronnen die de medewerker en het bedrijf hiervoor mogen gebruiken, en de leidinggevende leest de notitie voordat de opvolger die krijgt.
⛨Werkt het best als het werk in traceerbare systemen gebeurt. Zit de kennis in iemands hoofd of in privénotities, dan blijft de AI-versie dun en is een gesprek nodig.
05● Menselijke controle
Het gesprek bij vertrek voeren
Het exitgesprek is een menselijk gesprek. Een vertrekker zegt meer tegen iemand die hij vertrouwt dan in een formulier, en de leidinggevende of HR-adviseur moet toon, aarzeling en het onuitgesprokene horen. AI kan een korte vragenlijst voorbereiden en, met toestemming, aantekeningen uitwerken, maar niet het gesprek voeren. Houd het vrijwillig, los van het gesprek over de eindafrekening en duidelijk over wie de aantekeningen ziet.
⛨Altijd bij vrijwillige vertrekkers die meewerken. Sla het over of pas het aan bij ontslag of een geschil, waar eerst juridisch advies nodig is.
06● Menselijke controle
Eindafrekening, vakantiedagen, secundaire voorwaarden en referentie afhandelen
De eindafrekening kan openstaande vakantiedagen, bonussen, onkosten en het vakantiegeld bevatten. Salarissoftware rekent de bedragen uit, maar een mens controleert ze tegen het contract en de regels en keurt ze goed. Een referentie of uitspraak over functioneren moet door de leidinggevende worden geschreven of goedgekeurd, want een onzorgvuldige zin is een juridisch risico. AI kan een neutrale bevestiging van datum in dienst, datum uit dienst en functie opstellen die een mens nakijkt.
⛨Vereist bij elke vertrekker. Check in contract en cao hoe vakantiedagen en vakantiegeld bij einde dienstverband worden verrekend.
07● Geschikt voor AI
Exitfeedback en verloop analyseren
Over veel vertrekken heen kan AI vrije tekst in exitfeedback groeperen in thema's zoals salaris, leidinggeven, werkdruk, groei en flexibiliteit, en een team of leidinggevende signaleren die steeds terugkomt. Dat is patroonherkenning in tekst, wat AI snel doet. De conclusies zijn hypotheses, geen bewijs: een mens beslist of een patroon echt is, wat eraan te doen en hoe de anonimiteit van kleine groepen beschermd blijft.
⛨Alleen nuttig bij genoeg vertrekken voor een patroon en bij consistent vastgelegde exitgegevens. Bij minder dan zo'n tien vertrekken per jaar lees je ze zelf.