Financiën · Procesoverzicht
Match facturen automatisch met bestellingen en leveringen, en laat een persoon alleen de verschillen behandelen die ertoe doen.
Factuurafstemming is de maandelijkse taak om aan te tonen dat elke leveranciersfactuur overeenkomt met wat je bestelde en ontving voordat je die betaalt. Het grootste deel van factuurafstemming bestaat uit het vergelijken van gestructureerde gegevens. Daarom is het een proces waarbij gewone automatisering vooropstaat, in plaats van een AI-project. Bij de uitzonderingen is een inhoudelijk oordeel nodig: een gedeeltelijke levering, een prijs die na de bestelling veranderde, een creditnota die nooit aankwam. Verdeel het werk in vergelijken, signaleren en oplossen, dan wordt per stap duidelijk welke aanpak past. Zorg eerst dat de drie documenten die je vergelijkt, de inkooporder, de leveringsbevestiging en de factuur, betrouwbaar en aan elkaar gekoppeld zijn. Zonder dat kan geen enkele tool facturen afstemmen.
Haal de geboekte facturen, inkooporders en goederenontvangsten voor de periode uit de boekhoud- en inkoopsystemen. Dit zijn gestructureerde gegevens die volgens een vast schema worden opgehaald, dus dat kan met een vaste regel.
Vergelijk factuurregels met bestelregels en geleverde hoeveelheden binnen afgesproken toleranties. Regels die matchen gaan door zonder dat iemand ze bekijkt.
AI kan de e-mail, creditnota of leveringsbon van de leverancier lezen en een mogelijke verklaring geven voor afwijkende cijfers. De medewerker crediteurenadministratie bevestigt de uitleg voordat er iets verandert.
Een persoon onderhandelt met de leverancier, vraagt om een creditering of besluit een klein verschil te accepteren. Elk daarvan is een bindende beslissing met financiële gevolgen.
Geef afgestemde facturen vrij voor de betaalrun en stel voor de verantwoordelijke een openstaandepostenlijst met ouderdomsanalyse op. Die lijst is het daadwerkelijke resultaat van de afstemming.
Neem één leveranciersgroep en voer een maand lang de geautomatiseerde afstemming naast de handmatige afstemming uit. Vergelijk de twee lijsten: hoeveel regels kwamen overeen, hoeveel uitzonderingen vond de automatisering die het team miste, en andersom. Pas wanneer de lijsten bij twee afsluitingen overeenkomen, mag de geautomatiseerde afstemming als basis voor de betaalrun dienen.
De toleranties versoepelen totdat alles overeenkomt. Een reconciliatie die nooit een verschil vindt werkt niet, die verbergt ze.
De meeste boekhoud- en ERP-systemen kunnen facturen aan inkooporders koppelen wanneer de referentiegegevens op orde zijn, en een workflowtool kan daar signaleringen en herinneringen aan toevoegen. Gespecialiseerde software voor factuurafstemming heeft meerwaarde wanneer de volumes hoog zijn, leveranciers inconsistente documenten sturen of je één audittrail over meerdere systemen nodig hebt. Test wat je huidige systeem al kan voordat je een nieuw systeem koopt.
Op drie plekken: het instellen van toleranties, beslissen wat er met een afwijking gebeurt en het goedkeuren van betalingen. Automatisering kan de hele dag uitzonderingen vinden en sorteren, maar het accepteren van een prijswijziging, het afspreken van een creditering met een leverancier of het afboeken van een klein verschil is een besluit met financiële gevolgen. Laat die beslissingen over aan iemand die daartoe bevoegd is en leg de onderbouwing vast.
Laat het minstens twee maandafsluitingen parallel aan de handmatige afstemming draaien en vergelijk de resultaten regel voor regel. Houd onterechte matches, die gevaarlijk zijn, apart bij van gemiste matches, die alleen tijd kosten. Blijf na ingebruikname gematchte facturen steekproefsgewijs controleren en beoordeel de toleranties opnieuw wanneer een leverancier prijzen of leveringspatronen verandert.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗