Financiën · Procesoverzicht
Factuurgegevens extraheren en afwijkingen signaleren vóór goedkeuring.
Factuurverwerking automatiseren is de term waar de meeste teams naar zoeken, maar het verwerken van binnenkomende leveranciersfacturen bestaat eigenlijk uit drie taken: het document lezen, het vergelijken met wat besteld en ontvangen is en bepalen wie de betaling mag goedkeuren. Factuurverwerking met AI helpt bij de eerste taak, omdat facturen in elke denkbare lay-out binnenkomen. Regels voor het vergelijken en goedkeuren moeten expliciet blijven, met een persoon die verantwoordelijk is voor uitzonderingen met grote gevolgen. Het automatiseren van factuurverwerking gaat mis als het uitlezen van gegevens wordt aangezien voor verificatie. Spreek eerst af wat een geverifieerde factuur is, met welke gegevens die moet overeenkomen en wie een betaling mag vrijgeven.
AI kan een leverancier, factuurnummer, datums, valuta, factuurregels en totalen voorstellen.
Vergelijk de factuur met eerdere gegevens, inkooporders en leveringsbewijs.
Een verantwoordelijke medewerker handelt kwesties rond ontbrekende bewijsstukken, gewijzigde leveranciersgegevens en betwiste bedragen af.
Stuur geverifieerde records naar de juiste goedkeurder volgens het bestaande goedkeuringsbeleid.
Begin met gegevensextractie voor één factuurformaat of leveranciersgroep en zet de resultaten in een controlewachtrij. Meet het aantal correcties per veld en het aantal uitzonderingen voordat je het toepassingsbereik uitbreidt.
Het verwarren van schijnbaar correct uitgelezen gegevens met verificatie of toestemming om te betalen.
Factuurverwerking met AI gebruikt een model om een factuur te lezen, ongeacht de lay-out, en deze om te zetten in gestructureerde velden: leverancier, factuurnummer, datums, valuta, factuurregels, totalen en belasting. Dit vervangt de sjabloongebaseerde gegevensherkenning die niet meer werkte zodra een leverancier de opmaak veranderde. AI beslist niet of de factuur klopt of betaald moet worden; dat gebeurt bij het vergelijken en goedkeuren, op basis van regels en menselijke beoordeling.
Als je boekhoudsysteem facturen via een API accepteert en je inkooporders al in een systeem staan, volstaan een workflowtool en een model dat documenten leest voor het ontvangen en matchen van facturen bij beperkte volumes. Software voor automatische factuurverwerking voegt daar leveranciersportalen, leren van correcties en audittrails op grote schaal aan toe. Begin bij de controles die je nodig hebt en kies vervolgens de eenvoudigste tool die daaraan voldoet.
Op drie momenten: uitgelezen waarden bevestigen bij een lage betrouwbaarheidsscore, afwijkingen en gewijzigde leveranciersgegevens onderzoeken, en betalingen autoriseren. Wijzigingen in bankgegevens mogen nooit alleen op basis van een factuur worden geaccepteerd. Het uitlezen, het aanmaken van records en het autoriseren van betalingen blijven aparte stappen met verschillende verantwoordelijken. Dat is hier een ontwerpprincipe, geen beperking van de technologie.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗