Klantbeheer · Procesoverzicht
Automatiseer de cijfers, laat AI de samenvatting opstellen, en houd het verhaal en de verzoeken bij de accountmanager.
Een zakelijke kwartaalevaluatie voorbereiden kost dagen, terwijl de presentatie een uur duurt. Daarom vragen teams steeds of AI zo'n kwartaalevaluatie voor hen kan voorbereiden. Het grootste deel van de voorbereiding bestaat uit verzamelen: gebruikscijfers, eerdere supportvragen, omzet en openstaande acties van de vorige keer. Een deel is schrijfwerk: wat er dit kwartaal gebeurde en waarom dat belangrijk is. Een klein deel vraagt om afwegingen: welk verhaal je vertelt, wat je vraagt en wat je belooft. Regels kunnen gegevens verzamelen, AI kan een concept opstellen en de accountmanager moet verantwoordelijk blijven voor het verhaal. Begin met het afspreken van definities voor de meetgegevens; een kwartaalevaluatie (QBR) op basis van cijfers die twee teams verschillend interpreteren, leidt tot een meningsverschil, niet tot een evaluatie.
Gebruik, tickets, responstijden en omzet komen uit systemen die ze al vastleggen. Een geplande workflow vult het sjabloon voor de kwartaalevaluatie telkens met dezelfde meetwaarden.
AI leest de tickets, notities en gebruiksveranderingen van het kwartaal en schrijft een feitelijke samenvatting van wat er voor dit account veranderde. Versnipperde records tot een leesbaar verhaal maken is een afgebakende taak met een verifieerbare output.
AI vult de QBR-template met de cijfers en de samenvatting en stelt koppen per slide voor. De accountmanager controleert elke bewering en past de toon aan voordat het bij een klant komt.
De accountmanager bepaalt wat nadruk verdient, wat je de klant vraagt en wat je volgend kwartaal aanbiedt. Die keuzes hangen af van de relatie en leiden tot toezeggingen.
AI stelt de actielijst en de vervolgnotitie op basis van de vergadernotities of opname op. De accountmanager bevestigt de verantwoordelijken en datums voordat iets wordt verzonden of vastgelegd.
Bereid de volgende drie QBR’s twee keer voor: eenmaal op de gebruikelijke manier en eenmaal met de automatisch verzamelde cijfers en de AI-samenvatting. Vergelijk de twee op nauwkeurigheid, hoeveel de accountmanager herschreef en hoe lang de voorbereiding duurde. Houd het verhaal, de verzoeken en de vergadering precies zoals ze zijn.
De presentatie het evaluatiegesprek laten vervangen. Een verzorgde, geautomatiseerde QBR die cijfers rapporteert die de klant al kent en nergens om vraagt, is een verspild uur; de automatisering is er om tijd vrij te maken voor het gesprek.
Ja, en hoe eenvoudiger hoe beter. Een vast QBR-sjabloon maakt de cijfers van kwartaal tot kwartaal vergelijkbaar en geeft de automatisering een vaste indeling om in te vullen. Of je een QBR-sjabloon voor verkoop, een QBR-sjabloon voor SaaS of je eigen format gebruikt, is minder belangrijk dan dat je voor alle accounts dezelfde definities van meetgegevens en dezelfde volgorde van dia’s gebruikt.
Het kan de eerste versie van de beschrijvende dia's schrijven: wat er gebeurde, welke tickets werden aangemaakt en hoe het gebruik zich ontwikkelde. Het mag niet de verhaallijn kiezen of de verzoeken formuleren, en het mag nooit een getal op een dia zetten dat niet uit vastgelegde gegevens komt. Behandel het AI-concept als voorbereiding voor de accountmanager, niet als het eindproduct.
Het verzamelen van gegevens en het opstellen van het eerste concept, waar meestal de meeste uren in gaan zitten. Het resterende werk, bepalen wat de cijfers voor deze klant betekenen en wat je moet vragen, blijft bij een persoon. Als het geautomatiseerde deel nog steeds lang duurt, ligt dat meestal aan de definities van meetwaarden of aan gegevens die over meerdere systemen verspreid zijn, niet aan de gebruikte hulpmiddelen.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗