Verkoop · Procesoverzicht
Laat AI concepten schrijven op basis van goedgekeurde bouwstenen en notities uit verkennende gesprekken, terwijl prijsstelling, afbakening en toezeggingen bij de verantwoordelijke blijven.
Voorstellen schrijven met AI is voor de meeste verkoopteams de eerste toepassing waarvoor ze een model proberen, en met goede reden. Een eerste voorstel is vooral een kwestie van samenstellen: wat de prospect zei, wat je eerder hebt aangeboden en wat je nu bereid bent toe te zeggen. AI werkt goed voor de eerste twee onderdelen. Het derde is een commerciële beslissing. Verdeel het werk op die manier en de vraag is niet langer of AI het voorstel kan schrijven, maar welke onderdelen AI mag opstellen, welke inhoud AI mag gebruiken en wie goedkeuring geeft voordat er iets naar buiten gaat. Begin met het opbouwen van een bibliotheek met goedgekeurde inhoud die AI mag gebruiken.
AI haalt doelen, beperkingen, belanghebbenden en openstaande vragen uit de gespreksnotities of het transcript en zet ze in een gestructureerde briefing. Dit is het interpreteren van ongestructureerde input met een duidelijk vastgelegde uitvoervorm.
AI stelt het concept samen uit een bibliotheek met eerder goedgekeurde tekstonderdelen, aangepast aan de briefing. De verantwoordelijke controleert het resultaat op relevantie en toon voordat het een voorstel wordt.
De eigenaar bepaalt wat binnen scope valt, wat het kost en welke voorwaarden gelden. Dit zijn toezeggingen, en een model mag die nooit genereren.
AI controleert het samengestelde document op achtergebleven placeholders, verkeerde namen, missende secties en inconsistenties met de briefing, en rapporteert de bevindingen. Een persoon beslist wat er gewijzigd wordt.
Een goedkeuringsstap, versiebeheer en verzending vanuit het CRM zijn deterministisch. Regels bepalen wie deals van welke omvang moet goedkeuren en leggen vast wanneer het voorstel is verstuurd.
Vervolgvragen, bezwaren en elke wijziging aan het aanbod horen bij de accountverantwoordelijke. AI kan context voorbereiden, maar mensen voeren het gesprek en beslissen over concessies.
Neem de volgende vijf voorstellen en laat AI de briefing en de eerste versie van alleen de niet-commerciële secties maken. Laat de eigenaar bewerken zoals gebruikelijk en registreer hoe lang bewerken duurde, welke secties herschreven werden en of er iets ongefundeerd in het concept terechtkwam. Breid de scope alleen uit wanneer de concepten voor meerdere deals achter elkaar licht bewerkt hoeven te worden.
Het hulpmiddel het bedrag laten bepalen. Offerteautomatisering die prijzen of leverdatums genereert, verandert een schrijfhulp in een bron van toezeggingen die niemand heeft goedgekeurd.
Dat moet het niet doen. Een prijs afgeven is een toezegging met juridische en commerciële gevolgen, en een model kan daar geen verantwoordelijkheid voor dragen. AI kan een prijstabel voorbereiden op basis van cijfers die een persoon heeft ingevoerd en aangeven wanneer een concept afwijkt van je standaardvoorwaarden, maar het bedrag zelf komt van de verantwoordelijke en wordt volgens je goedkeuringsbeleid goedgekeurd.
Beperk het bronmateriaal. Geef het model een goedgekeurde bibliotheek met tekstonderdelen, praktijkvoorbeelden en voorwaarden, en geef het de instructie om alleen die bibliotheek en de briefing te gebruiken voor de concepttekst. Controleer de tekst daarna aan de hand van een checklist die claims zonder bron markeert. De combinatie van beperkte invoer en een zichtbare controle spoort de meeste verzinsels op voordat een verantwoordelijke de concepttekst leest.
Begin met de briefing, niet met het document. Notities uit verkennende gesprekken omzetten in een gestructureerde briefing brengt weinig risico met zich mee, bespaart de verantwoordelijke het herlezen van een transcript en verbetert elke volgende stap. Zodra de briefings betrouwbaar zijn, kun je ook concepten laten opstellen op basis van goedgekeurde onderdelen. Laat prijzen, voorwaarden en onderhandelingen vanaf dag één bij mensen en houd dat ook zo.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗