Verkoop · Procesoverzicht
Automatiseer de herinneringen en de cijfers achter een verlenging en laat de onderhandelingen aan iemand die toezeggingen mag doen.
Een contractverlengingsproces bestaat uit voorbereiding achter de schermen en gesprekken aan tafel. Achter de schermen draait het om datums, gebruikscijfers, prijshistorie en een voorstel dat klaar moet liggen voordat de gesprekken beginnen. Aan tafel gaat het om de verlengingsonderhandeling zelf: wat de klant wil veranderen, wat je bereid bent toe te geven en wat beide partijen zullen ondertekenen. Automatisering en AI horen bij de voorbereiding achter de schermen. Aan tafel worden toezeggingen gedaan, en die blijven bij een persoon die daar uitleg over kan geven. Begin met het betrouwbaar vastleggen van contracteinddatums en prijshistorie op één plek; verrassingen op het laatste moment zorgen voor meer misgelopen verlengingen dan harde onderhandelaars.
Einddatums van contracten in je CRM of contractsysteem starten taken ruim voordat opzegtermijnen verlopen. Datums en herinneringen zijn gestructureerd, dus regels handelen dit feilloos af zodra de gegevens kloppen.
AI vat gebruik, eerdere klantondersteuning, eerdere prijzen en openstaande kwesties samen tot een briefing van één pagina voor de verantwoordelijke. Door verspreide gegevens door te nemen, bespaart een model die persoon echt tijd.
Op basis van goedgekeurde prijsregels en sjablonen stelt AI het verlengingsvoorstel op, samen met de bijbehorende e-mail voor de onderhandelingen over de contractverlenging. De verantwoordelijke controleert beide voordat er iets wordt verstuurd.
Luisteren naar wat de klant belangrijk vindt, bezwaren horen en de sfeer aanvoelen is het werk van de accountverantwoordelijke. Deze stap bepaalt de relatie voor de volgende periode en kan niet aan een model worden overgelaten.
Kortingen, extra diensten en gewijzigde voorwaarden zijn commerciële toezeggingen. De verantwoordelijke stelt ze voor, de bevoegde persoon keurt ze goed en de klant tekent. AI heeft geen rol in de beslissing zelf.
Kies de contracten die volgend kwartaal aan verlenging toe zijn en schakel alleen daarvoor de tijdlijn en het klantoverzicht in. Vraag de verantwoordelijken elk overzicht te beoordelen op nauwkeurigheid en bruikbaarheid, en tel voor hoeveel verlengingen de gesprekken op tijd begonnen vergeleken met het vorige kwartaal. Laat aanbiedingen, gesprekken en concessies precies zoals ze nu zijn.
Een verlenging behandelen alsof het alleen om herinneringen gaat. Met een algemeen aanbod raak je de klant ook bij perfecte timing kwijt; automatisering geeft de verantwoordelijke alleen tijd om een echt gesprek voor te bereiden.
Minimaal: een trigger ruim voor de opzegtermijn, een accountoverzicht met gebruiks- en prijsgeschiedenis, een conceptaanbod dat de goedgekeurde prijsregels volgt, een gepland gesprek, een duidelijke goedkeuringsroute voor concessies en een stap die de contractgegevens bijwerkt na ondertekening. Beproefde werkwijzen voor contractverlenging draaien vooral om deze stappen tijdig uitvoeren, niet om slimme trucs.
Het kan de eerste versie schrijven. Geef het de klantbriefing, het goedgekeurde aanbod en je richtlijnen voor de toon, en het levert een bruikbare e-mail die de verantwoordelijke vervolgens bewerkt. Het mag niet de prijs bepalen, een datum toezeggen of het bericht versturen. Laat het model concepten maken en de verantwoordelijke de berichten versturen.
Begin met de planning: einddata die betrouwbaar taken en herinneringen activeren. Dat werkt volgens vaste regels, is goedkoop en voorkomt de meest voorkomende fout: te laat merken dat een contract aan verlenging toe is. Voeg daarna het klantoverzicht toe: afgebakend AI-werk met één duidelijke, leidende informatiebron. Laat het gesprek en de concessies vanaf dag één bij mensen.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗