Marketing · Procesoverzicht
Voer de opvolging na het evenement uit op basis van regels, laat AI de persoonlijke berichten opstellen en draag gesprekken met geïnteresseerde contacten diezelfde week over aan een persoon.
Bij de opvolgmail na een evenement verliezen de meeste leads van beurzen en conferenties hun interesse. De lijst blijft een week in een spreadsheet staan, de bedankmail gaat te laat de deur uit en mensen met wie je een goed gesprek had, krijgen dezelfde standaardmail als iedereen. Opvolging na een evenement bestaat eigenlijk uit twee processen: een routineproces voor het importeren van contacten en het versturen van een standaardreeks mails, dat binnen een dag op basis van vaste regels moet lopen, en een persoonlijk proces voor de mensen die echt met je hebben gesproken, waarbij AI een concept kan schrijven en een mens de mail moet versturen. Begin met het routinegedeelte, want snelheid is daar belangrijker dan finesse.
Badgescans, aanmeldformulieren en overgetypte visitekaartjes worden samengevoegd tot één lijst. Duplicaten worden verwijderd en per contact wordt gecontroleerd of toestemming is vastgelegd. Gestructureerde data, vaste regels.
De workflow maakt elk record aan of werkt het bij, tagt het met het event en de sessie, en wijst een eigenaar toe per regio of account. Matching op e-mail en bedrijf voorkomt de duplicaten die latere rapportage waardeloos maken.
Een bedankje met de slides of opname gaat binnen een dag eruit, gevolgd door een korte reeks verspreid over de weken erna. Zelfde inhoud voor iedereen die geen specifiek gesprek had.
AI leest de notities die vertegenwoordigers bij de stand maakten en de eerste reacties, en doet een voorstel voor welke contacten een specifieke vraag stelden, een project noemden of om een gesprek vroegen. Die indeling op basis van vrije tekst is een geschikte taak voor een model.
Voor warme contacten stelt AI een korte e-mail op die verwijst naar het daadwerkelijke gesprek en één volgende stap voorstelt, uitsluitend op basis van de vastgelegde notities. De verkoopmedewerker bewerkt en verstuurt de e-mail onder eigen naam.
Gesprekken, demo's en alles rond prijzen of een voorstel vallen vanaf dat moment onder de verantwoordelijkheid van een aangewezen persoon. De automatisering heeft haar werk gedaan als de overdracht snel en zichtbaar is.
Gebruik het volgende evenement. Automatiseer alleen het opschonen van de lijst, de CRM-import en de eerste bedankmail, en blijf persoonlijke notities handmatig maken. Meet het aantal uren tussen het einde van het evenement en de eerste e-mail, het percentage dubbele records in het CRM en hoeveel reacties de berichtenreeks krijgt vergeleken met het vorige evenement.
Iedereen dezelfde algemene berichtenreeks sturen, ook degene die een gedetailleerde vraag bij de stand stelde. Snelheid is alleen waardevol als geïnteresseerde contacten antwoord krijgen van een mens.
Het standaardbedankje binnen één werkdag, terwijl mensen zich je stand of sessie nog herinneren, en de persoonlijke berichten voor warme contacten binnen twee à drie dagen. Daarom moet het routinematige deel automatisch verlopen: de lijst, de CRM-import en de eerste e-mail mogen niet wachten tot iemand tijd heeft. De langere reeks kan over de volgende weken worden gespreid.
Het kan ze opstellen vanuit goede notities. Als de vertegenwoordiger heeft vastgelegd wat besproken is, het bedrijf en de volgende stap, zet AI dat snel om in een kort, specifiek bericht in een consistente toon. Zonder notities verzint het plausibele details, wat slechter is dan een template. Houd de menselijke goedkeuring en beschouw de kwaliteit van de notities als de echte bottleneck.
Iedereen met wie een inhoudelijk gesprek is gevoerd: iemand die een concrete vraag stelde, een project of probleem beschreef, om een gesprek vroeg of werkt bij een bedrijf dat je al belangrijk vindt. Alle anderen, zoals contacten van wie alleen de badge is gescand en voorbijgangers, krijgen de standaardreeks. AI kan helpen de twee groepen te onderscheiden op basis van notities en reacties, maar de verantwoordelijke bevestigt de indeling, omdat die beslissing bepaalt wie persoonlijke aandacht krijgt.
Workflowadvies van Arcgent ter illustratie. Elk bedrijf heeft een eigen beoordeling nodig. Claims over integraties of besparingen zijn niet voor jouw systemen geverifieerd.
Krijg een beoordeling op basis van je eigen stappen, systemen en beperkingen.
Analyseer mijn proces Bekijk een voorbeeldrapport ↗